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有效沟通:降低管理成本的法宝


(2008-03-13 08:25:23)

在越来越多的企业重视管理的今天,关于管理方面的书籍和论述也越来越多,企业管理的观点更是层出不穷。一位管理学者曾经说过,对于企业经营而言,最大的成本不是营销成本,而是企业内部管理与沟通的成本。笔者较认同也深有同感。在一个团队中,要使每一个成员能够在共同的目标下努力工作,就离不开沟通。

有效沟通是管理的核心和灵魂

从很多事例中都能看出沟通所产生的巨大作用,企业管理中也不例外。管理沟通已经成为现代管理者所必备的素质,良好顺畅的沟通不论是在对内管理还是对外开拓上都发挥着不可忽视的作用。

纵向沟通。纵向沟通即上下级之间的沟通,良好的纵向沟通首先能够实现对工作过程的控制,避免上级交办的工作很长时间得不到反馈,不知进展情况;其次,能够让下级正确理解上级意图,避免工作方向出现偏差,而且通过时时的反馈沟通偏差也能及时纠正;再次,积极的纵向沟通能够使管理者用发展的眼光看待员工,对员工的表现及时激励和有效指导,有利于激发员工的工作热情。

水平沟通。指一个团队中相互协作的部门或者成员间的沟通。良好的水平沟通会促使合作双方换位思考,形成同理心,营造宽容互信的气氛,创造和谐融洽的人际氛围。部门或员工之间由于站的高度不同,角度不同,导致对事物的看法认识也不尽相同。充分有效的沟通可以使双方多站在对方的角度,虚心听取别人的观点、意见,总结、反思自己,使自己时刻保持清醒的头脑,实现团队整体效能的最大限度发挥,形成推动企业发展的强大合力。

对外沟通。对一个企业来说,一是与客户的沟通,二是与地方政府、媒体的沟通。客户是企业的衣食父母,客户关系是市场营销中最基础的链条,而建立良好的客户关系也离不开有效的沟通。与客户沟通的例子在移动公司这样的企业里更是不胜枚举,了解需求、解释业务、处理投诉、推荐产品,谈判、推介会、联谊会等,可以说在每一个工作环节里沟通都显示了勃勃生机。而企业发展中,营造一个有利的外部发展环境至关重要,与政府、媒体等的沟通,是必不可少的。例如企业邀请地方政府、相关企业、媒体等进行座谈、交流,这样便于互相了解、树立形象、表明态度,取得理解和支持,做起工作来也能取得事半功倍的效果。

沟通的黄金法则

现代企业的很多管理创新,不是以提高管理沟通效率为目的,就是以加强管理沟通为途径。如何做到有效的管理沟通,笔者谈一些心得。

信任与信赖:沟通的前提和最高境界

有效的沟通要以相互信任、建立信赖感为前提。作为管理者,在与员工沟通时,应该不带成见地听取意见,这样才能收到全面可靠的信息,才能作出明智的判断与决策。作为员工,也要怀着信赖之情与上级沟通,如果缺乏足够的信任,很容易造成工作效率低、工作热情差,而管理者也无法获得充足的信息,无法进行有效的管理。

在信任基础上的沟通,能够对工作方式方法做出灵活调整。例如对于勤思考、会工作的员工可采取放权的管理方式;对于积极肯干的员工采取多指导的方式;对于消极怠工的员工则可采取鼓励加目标管理的方式。在去往沈阳世博园的途中,由于早上前往的车辆较多,晚上回程的车辆较多,双向四车道为大量观光旅客带来了方便。基于政府对市民素质的信任,相关部门对行车道做了灵活调整:早上前往的车辆较多,可以开六条前往的车道,两条回程车道,晚上反之。八条车道起了十二条车道的作用,使行车更为畅通,收到了良好的效果。

为什么说信任是沟通的最高境界呢?举个例子,公司开展“沟通面对面”活动,领导与员工、员工与员工之间,面对面交流、心贴心对话,这样的活动,在鼓励士气、构建信任与团结的气氛方面,起到了关键性作用。所以说,信任在沟通中充当着既是因又是果的重要角色。

听和说:最基本的沟通艺术

掌握好听和说的尺度,是最基本的沟通艺术。一方面要学会“听”,在听别人讲话时要专心,不要心不在焉,并注意眼神的交流;不要打断对方讲话,急于做出评价,或者表现出不耐烦,这样会使对方不愿把沟通进行下去;要善解人意,体味对方的情感变化和言外之意,做到心领神会。另一方面要学会如何“说”,在表达自己的意见时,要诚恳谦虚,如过分显露自己,会使人产生反感和戒备心理,即使有好的意见,也不容易为人接受。

沟通机制:减少沟通成本的重要手段

每个企业都会制定一定的宏观战略,它需要通过团队协作和强大的执行力来实现。但是,如果沟通不畅,在执行中就会出现偏离和误差,进而削减执行力,影响效率和效益。要进行及时而有效的沟通,首先,要有一套健全的沟通和反馈机制,其中包括日总结、月工作计划与回顾、OA办公系统、内部报纸、例会、谈心等,利用这些沟通机制第一时间搜集准确信息、了解工作进展、掌握思想动向,便于及时修正和指导。其次,要减少沟通环节,减少信息的传递层次,在信息传递过程中,传递的层级越多,信息的失真度越高。

企业文化:提高沟通效率的必要环境

“管理沟通是企业人在一定的企业文化背景下的相互之间进行思想和意识的双向的传递过程”,在统一的企业文化中,人们对各种事物的认知相对一致,价值判断也趋于相同,即使不了解深度的背景信息,也可以统一行动,促进效率提高。反之,如果企业文化不统一,员工对企业的价值观、目标、使命的认识也不统一,那么信息处理的过程就容易有分歧、走弯路。因此,作为经营管理环境的一部分,企业文化的整合,在企业管理沟通的有效实现过程中起着关键的作用,会大大提高沟通效率,并为企业持续健康发展注入和谐力量。

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综合评论

(陈钦明 人民邮电报)

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