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杭州“智慧档案”打造“升级版” 民生档案可以跨馆查阅

2014-09-28  来源:杭州网  作者:赵芳洲

“智慧档案”以全市档案信息资源为基础,通过政务云平台纵向连接各区县(市)综合档案馆,横向连接各市级立档单位和社会公众,提供跨馆查阅民生档案和开放档案等服务,逐步实现全市档案信息资源的整合和共享利用,实现管理模式的新突破。

刷二代身份证,自助查档一体机便会自动检测人脸并拍照,实时查询打印本人房屋权属登记信息。市房产档案馆开发的这项查档“零等待”技术自去年底推出后,已为4万多名办事群众提供服务,累计出具查档记录31676份。

自助式查档,正是我市“智慧档案”工作的一个缩影。“传统的档案管理方式早已不能满足飞速发展的需求,档案工作也要‘改头换面’,推陈出新。”市档案馆相关负责人说,建立“智慧档案”是服务智慧城市建设最为有效的途径,是档案部门转型升级的发展需要。

“智慧档案”,主要体现在利用云计算、互联网、物联网等新一代信息技术,对各类归集的档案进行整合、感知、挖掘,经综合分析和提炼萃取形成智慧信息,为社会提供多层次、多方位、多渠道的共享利用服务,对各种需求做出智能响应和智慧支持。

档案的来源也不再局限传统的纸质档案,主要依靠电子档案,常见的有电子公文、数码照片、音频视频、图形图像……甚至电子邮件、数据库等,比如医院的电子病历、电子商务中的电子发票等。

其中,市档案馆建立的“杭州市电子文件中心”就是“智慧档案”坚实的基石。目前,该项目已完成三期建设,基本达到了全市统一的电子文件系统规范管理和长久保存两大目标。

以市档案馆OA系统为例。过去要制发一份公文并留底存档,必须将OA生成的电子公文打印成纸质文件,再归档扫描或拷贝变成电子档案交给档案员,整个过程费时费力费纸张,其真实完整性也大打折扣。

从去年年底开始,当文件收发员的鼠标点击“送文印”的同时,OA系统就会直接把文件推送到电子管理系统中。“OA生成的公文通过网络传输,直接投送到电子文件管理系统,保证了无人拦截修改,保证了公文的真实性和凭证性。”市档案局文件收发员介绍。文件在制发过程中的信息也安全完整地记录下来,可以作为凭证信息,也方便了档案管理员对这些文件进行规范科学管理。

智慧档案建设的目标之一,就是要将档案工作构建于互联网,通过合理分析为老百姓提供个性化的档案需求,挖掘历史宝藏。即将启动的四期项目,将以全市档案信息资源为基础,通过政务云平台纵向连接各区县(市)综合档案馆,横向连接各市级立档单位和社会公众,提供跨馆查阅民生档案和开放档案等服务,逐步实现全市档案信息资源的整合和共享利用,实现管理模式的新突破。

明年,我市还将基于杭州市电子政务云平台,结合“智慧城市”和网上政务大厅的建设,对全市重要的政务系统数据库中的历史数据,以及政务大厅各项行政审批事项中产生的大量行政审批电子文件等新型档案资源进行集中归档、长期保存,为政府决策制定过程提供数据支持,减轻各单位政务系统数据库的压力,提高运行效率,方便百姓办事。

关键词:杭州 智慧档案 智慧城市